ECM - Dokumentenmanagement in der biz.Suite
Upload im ECM-Modul – biz.Suite ECM
Für das Hochladen von Dateien muss man ins ECM Modul unter ECM navigieren und via den Button "+" und anschließend via den Button "Datei hochladen" ein Dokument zum Upload auswählen.
Die hochgeladenen Dateien werden dann in einer Liste untereinander angezeigt
Hier kann der Mitarbeiter entscheiden, ob seine Dokumente privat bleiben oder ob er diese auf Öffentlich stellen möchte, wo jeder andere biz.Suite Nutzer des Mandanten das Dokument einsehen kann.
Dokumente können ebenfalls in einer Vorschau angezeigt werden, vorausgesetzt sind folgende Dateiformate: PNG / JPEG / PDF. Ebenfalls können Dokumente wieder heruntergeladen werden.
Dokumente können auch gelöscht werden.
Dokumente in Ordnern Strukturieren – biz.Suite ECM
Im Modul ECM unter ECM können Ordner angelegt werden, wo wiederum Dateien hineingeladen werden können, um Dokumente strukturiert ablegen zu können. In Ordnern können weitere Unterordner angelegt werden. Ordner lassen sich mit einem Klick öffnen.
Ordnerstrukturen können auch direkt ins ECM hochgeladen werden.
Der Upload der Ordnerstrukturen setzt jedoch das Dateiformat JSON voraus.
Ordnerstrukturen können auch aus dem ECM exportiert werden.
Der Export der Ordnerstrukturen gibt die Ordnerstruktur als JSON Datei aus.
Dokumente an Entitäten – biz.Suite ECM
Um die Ordnerstruktur in den verschiedenen Modulen zentral anzulegen, gibt es die Möglichkeit über das sog. Burgermenü Anhänge auszuwählen.
Wählen Sie diesen Menüpunkt aus, gelangen Sie in die Liste aller Module, in denen ECM zur Verfügung steht.
Hier können Sie nun einen beliebigen Ordner wählen und die Ordnerstruktur über das Pluszeichen unten rechts anlegen.
Die Ordner werden nach anlegen, in den jeweiligen Modulen unter dem Reiter Dokumente angezeigt.
