Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten haben Mitarbeiter die Möglichkeit Abwesenheiten beantragen zu können. Personalverantwortliche können über "Alle Abwesenheiten" beantragte Abwesenheiten einsehen, genehmigen und ablehnen. Über den Abwesenheitskalender können alle beantragten Abwesenheiten in Form eines Kalenders angezeigt werden.

Der Navigationspunkt Abwesenheiten wird in folgende Unterpunkte aufgeteilt:

• Alle Abwesenheiten
• Abwesenheitskalender

Alle Abwesenheiten

Unter dem Punkt "Alle Abwesenheiten" können über Berechtigungen alle beantragten Abwesenheiten der aller Mitarbeiter, in Form einer tabellarischen Übersicht, eingesehen werden.
Alle Abwesenheiten können aus Datenschutzgründen nur einer speziellen Berechtigung angezeigt werden.

Personalverantwortliche können beispielsweise erstellte Datensätze bearbeiten und diese durch die Bearbeitung genehmigen oder ablehnen. Um einen Datensatz bearbeiten zu können navigiert man auf das "Stift" Symbol, infolgedessen öffnet sich das Bearbeitungsformular wo der "Status" durch personalverantwortliche Mitarbeiter geändert werden kann.

Unter dem "Mülleimer" Symbol kann der entsprechende Datensatz gelöscht werden.

Neben der Bearbeitung und das Löschen des Datensatzes kann ein personalverantwortlicher Mitarbeiter auch Abwesenheiten für einen Mitarbeiter eingeben. Um eine Abwesenheit zu erstellen, muss das "+" Symbol in der unteren rechten Ecke betätigt werden. Dadurch, dass nur speziell für den Bereich eingerichtete Berechtigungen das Modul "Alle Abwesenheiten" einsehen kann, können diese Personen mit besagten Berechtigungen Mitarbeiter in der Anlage der Abwesenheiten auswählen.
Dieser Prozess könnte beispielsweise auftreten, wenn ein Mitarbeiter durch einen Krankheitsfall ausfällt und die Abwesenheit selbst nicht eintragen kann.

Abwesenheitskalender

Im Menüpunkt "Abwesenheitskalender" werden in Form eines Kalenders alle Abwesenheiten angezeigt.

Der Kalender wird standardmäßig in der Wochenansicht geöffnet. Dieser hat zeigt in der X-Achse die Wochentage von Montag bis Freitag und in der Y-Achse die Zeiten, im Abstand von jeweils einer Stunde, von 06:00 Uhr - 19:00 Uhr an. Abseits der Standardansicht der Woche kann auch der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat angezeigt werden. Um die Ansichten wechseln zu können muss man im rechten Teil des Kopfbereichs des Kalenders die Icons betätigen.

Unterhalb der Icons für die Zeitdimensionen kann der Kalender noch weiter gefiltert werden. Mit einem Klick auf das "Regler" Symbol öffnet sich eine rechte Seitenleiste, welche die Filtermöglichkeiten für Status und Abwesenheitscodes anzeigt.

Abwesenehiten für Mitarbeiter

Meine Abwesenheiten

Neben des Punktes "Alle Abwesenheiten" gibt es die Navigation für "Meine Abwesenheiten". Dieser Punkt ist extra dafür da das Mitarbeiter auf diesen Punkt zugreifen können, ihre eigenen Abwesenheiten einsehen und auch neue Abwesenheiten erstellen bzw. beantragen können.

Einträge, welche in einer tabellarischen Übersicht aufgeführt werden, können in jedem Falle nur von dem Mitarbeiter angezeigt werden, welcher gerade in der biz.Suite angemeldet ist, somit wird gewährleistet das kein anderer Mitarbeiter die Daten eines anderen Mitarbeiters einsehen kann.

Damit nun ein Mitarbeiter eine Anwesenheit beantragen kann, muss dieser auf das "+" (Plus) Symbol in der unteren rechten Ecke klicken. Anschließend öffnet sich ein Formular, welches es dem Mitarbeiter ermöglicht, seine Daten bezüglich der Abwesenheit, eintragen zu können.

Folgende Daten können beim Anlegen einer Abwesenheit, durch den aktuell angemeldeten User, hinterlegt werden:

• Abwesenheitscode
• Startdatum
• Startzeit
• Enddatum
• Endzeit
• Beschreibung

warnung

Hinweis: Wenn eine Abwesenheit eingetragen wird, das Startdatum und Enddatum am selben Tag ist und die Felder "Startzeit" und "Endzeit" leer gelassen werden legt es automatisch eine Abwesenheit ein, welche über den ganzen Arbeitstag hinweg geht.

Abwesenheiten können durch den Mitarbeiter weder bearbeitet, nicht gelöscht werden.

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Sonderfälle: Besondere Abwesenheitsarten

Für Abwesenheiten, die über regulären Urlaub und Krankheit hinausgehen, stehen spezielle Abwesenheitscodes zur Verfügung. Diese werden von Personalverantwortlichen eingetragen.

Elternzeit

Elternzeit kann über Wochen oder Monate gehen und wird als Langzeitabwesenheit eingetragen.

1. Navigieren Sie zu Personal → Alle Abwesenheiten.
2. Klicken Sie auf das +-Symbol unten rechts.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
4. Wählen Sie den Abwesenheitscode Elternzeit.
5. Tragen Sie Startdatum und Enddatum der Elternzeit ein (ggf. über mehrere Monate).
6. Speichern Sie.

info

Während der Elternzeit werden keine Arbeitszeitbuchungen erwartet. Der Mitarbeiter sollte für diesen Zeitraum keinem aktiven Schichtplan zugeordnet sein.

Krankengeld (Langzeitkrankheit)

Ab der 7. Krankheitswoche wechselt der Status in vielen Unternehmen von „Krank" (mit Lohnfortzahlung) zu „Krankengeld" (Leistung durch Krankenkasse). Für diese Phase kann ein eigener Abwesenheitscode hinterlegt werden.

1. Navigieren Sie zu Personal → Alle Abwesenheiten.
2. Klicken Sie auf + und wählen Sie den Mitarbeiter.
3. Wählen Sie den Abwesenheitscode Krankengeld (oder den in Ihrem System konfigurierten Code).
4. Tragen Sie Startdatum und – sofern bekannt – Enddatum ein.
5. Speichern Sie.

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Stellen Sie sicher, dass ein passender Abwesenheitscode „Krankengeld" in den Systemeinstellungen angelegt ist. Falls nicht, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Kurzarbeit

Kurzarbeit wird als reduzierte Arbeitszeit eingetragen. Je nach Umfang der Kurzarbeit gibt es verschiedene Vorgehensweisen:

Variante A – Eigener Abwesenheitscode:

1. Legen Sie einen Abwesenheitscode Kurzarbeit in den Einstellungen an (Administration).
2. Tragen Sie für die betroffenen Mitarbeiter und Zeiträume Kurzarbeit als Abwesenheit ein.

Variante B – Reduziertes Zeitprofil:

1. Passen Sie das Zeitprofil des Mitarbeiters für den Kurzarbeitszeitraum an (reduzierte Sollstunden).
2. Stellen Sie das Profil nach Ende der Kurzarbeit wieder zurück.

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Kurzarbeit hat Auswirkungen auf Urlaubsansprüche und Lohnabrechnung. Klären Sie die korrekte Konfiguration mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro, bevor Sie Änderungen im System vornehmen.

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Abwesenheiten in "Mein Arbeitsplatz"

Um eine Abwesenheit zu erstellen oder diese einzusehen, müssen Sie unter "Mein Arbeitsplatz" zu "Meine Abwesenheiten" navigieren.

Nun sehen Sie die Liste aller Abwesenheiten.

Dies können Sie in der Listenansicht einsehen:

Abwesenheitscode Beschreibung Startdatum Enddatum Begründung Status Erstellt Genehmigt Storniert Abgelehnt Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, müssen Sie auf das blaue Plus unten rechts klicken.

Nach Betätigen des Buttons geht ein Fenster auf, in welchem Sie alle Daten der Abwesenheit eingeben können.

Hier müssen Sie folgende Angaben machen, um weiterzukommen: Abwesenheitscode Krank Kind Krank Privater Termin Berufsschule unentschuldigte Abwesenheit Berufsschule Privater Termin Startdatum Enddatum Beschreibung die folgenden Felder können Sie ausfüllen: Startzeit Endzeit Zusätzlich können Sie einen Regler bedienen, um diese Abwesenheit direkt als privaten Termin zu markieren.

Ihr angeforderter Urlaub erscheint jetzt in der Übersicht "Meine Abwesenheiten". Nun müssen Sie nur noch auf die Bestätigung Ihres Vorgesetzten warten.