Exportdatei für das Lohnbüro erstellen
Theresa ermöglicht den Export von Zeiterfassungsdaten als CSV- oder Excel-Datei zur Weitergabe an das Lohnbüro. Der Export enthält alle relevanten Arbeitszeit-, Überstunden- und Abwesenheitsdaten des gewählten Zeitraums.
Wo wird der Lohnbüro-Export erstellt?
Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Berichte.
Dort stehen verschiedene Berichte zum Download zur Verfügung:
📸 Screenshot: Berichte-Übersicht unter Zeiterfassung → Berichte – Liste aller verfügbaren Berichte
| Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Monatsübersicht | Monatliche Arbeitszeiten, Saldo, Überstunden je Mitarbeiter |
| Mitarbeiterzeiten | Detaillierte Buchungen je Mitarbeiter und Tag |
| Anwesenheitsbericht | Kommen-/Gehen-Buchungen mit Pausen |
| Abwesenheitsbericht | Alle Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) im Zeitraum |
Export erstellen – Schritt für Schritt
- Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Berichte.
- Wählen Sie den passenden Bericht (z. B. Monatsübersicht für das Lohnbüro).
- Wählen Sie den Zeitraum (z. B. den abzurechnenden Monat).
- Wählen Sie bei Bedarf einen Filter nach Mitarbeiter, Abteilung oder Standort.
- Klicken Sie auf Vorschau, um die Daten zu prüfen.
- Klicken Sie auf Exportieren → wählen Sie das Format:
- Excel (.xlsx) – empfohlen für manuelle Weiterverarbeitung
- CSV – für Lohnprogramme mit CSV-Import
📸 Screenshot: Export-Dialog – Formatauswahl Excel / CSV mit Exportieren-Button
- Speichern Sie die Datei lokal und leiten Sie sie an das Lohnbüro weiter.
Abwesenheitsbericht exportieren
Für einen separaten Export der Abwesenheitsdaten:
- Navigieren Sie zu Personal → Alle Abwesenheiten.
- Filtern Sie nach dem gewünschten Zeitraum und Status (Genehmigt).
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts.
- Wählen Sie Herunterladen → Exportieren nach Excel.
Weitere Details: Abwesenheitsbericht
Empfohlene Vorgehensweise zum Monatsabschluss
Führen Sie folgende Schritte vor dem Export durch, um vollständige und korrekte Daten sicherzustellen:
- Arbeitszeitjournale prüfen und genehmigen – Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Arbeitszeitjournale und stellen Sie sicher, dass alle Journale des Monats genehmigt sind.
- Abwesenheiten prüfen – Prüfen Sie, ob alle Abwesenheiten (Urlaub, Krank, etc.) genehmigt und korrekt eingetragen sind.
- Korrekturen abschließen – Tragen Sie ausstehende Korrekturen (z. B. Zeiten nachträglich korrigieren) vor dem Export ein.
- Export durchführen – Erstellen Sie den Bericht und prüfen Sie ihn vor der Weitergabe.
Einmal exportierte Daten werden nicht automatisch als „abgeschlossen" markiert. Änderungen nach dem Export werden im nächsten Export berücksichtigt. Informieren Sie das Lohnbüro, wenn nach dem Export Korrekturen vorgenommen werden.