Zeitmodellkalender
Wo: Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofilgruppen → Symbol 📅 in der Zeile einer Gruppe
Berechtigung: timecontrol_settings
Stand: 2026-09-02
1. Bedienung und Einrichtung
Voraussetzungen
- Zeitprofil hat Tagesblöcke für jeden geplanten Wochentag
- Jeder Mitarbeiter ist genau einer Zeitmodellgruppe zugeordnet
- Mitarbeiter hat ein aktives Beschäftigungsverhältnis – vor Eintritt und nach Austritt entstehen nie Journale
- Entscheidung: Generierung ein (ein festes Modell) oder aus (Rotation/viele Ausnahmen)
- Bei aktiver Generierung: Wochentage und Gruppenprofil korrekt, einmal ⟳ ausgelöst
- Datumsfilter über 90 Tage: alle Arbeitstage vorhanden – und nur diese, keine doppelten Zeilen
- Filter „Typ = Mitarbeiter": alle Ausnahmen sind gewollt
- Stichprobe: bei 2–3 Mitarbeitern Journal öffnen, Zeitprofil und Sollzeit prüfen
- Festgelegt, wer den Kalender verlängert und Feiertage austrägt
| Element | Funktion |
|---|---|
| Datumsbereich | Filter, Voreinstellung heute bis in einen Monat. Einträge außerhalb sind vorhanden, aber unsichtbar – häufigste Ursache für „mein Eintrag ist weg" |
| Typ | Alle / Gruppe / Mitarbeiter – mit Mitarbeiter sehen Sie alle Ausnahmen |
| Intervall kopieren | Muster aus markierten Zeilen auf einen Zeitraum übertragen (nur mit Markierung ☐) |
| ➕ | Neuen Eintrag anlegen |
| ✎ / 🗑 | Eintrag bearbeiten bzw. löschen |
Spalten: Typ (Gruppe/Mitarbeiter), Zeitmodellgruppe, Zeitprofil, Datum (mit Wochentag), Mitarbeiter.
1.1 Weg A: Automatische Generierung (Standardweg)
Eingestellt wird das in der Zeitmodellgruppe (Schichtpläne → Gruppe bearbeiten):
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Automatische Generierung aktivieren | Ohne diesen Schalter passiert nichts automatisch |
| Zeitprofil | Wird in jeden generierten Eintrag geschrieben |
| Für folgende Tage generieren | Nur für angeklickte Wochentage (z. B. Mo–Fr) entstehen Einträge |
Die Generierung tut für die nächsten 90 Tage: erlaubte Wochentage ohne Eintrag anlegen · erlaubte Wochentage mit abweichendem Profil auf das Gruppenprofil zurücksetzen · Einträge an nicht erlaubten Wochentagen löschen.
Sie läuft täglich automatisch; sofort auslösen können Sie sie über ⟳ „Generierung starten" in der Schichtplan-Liste (nur aktiv, wenn der Schalter der Gruppe an ist). Nach Änderungen am Gruppenprofil oder den Wochentagen ist dieser Klick nötig.
1.2 Weg B: Einzelne Einträge (➕)
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Typ | Nur Gruppe und Mitarbeiter verwenden – Auftraggeber/Auftragnehmer haben keine eigene Funktion |
| Mitarbeiter / Zeitprofil | Suchfelder, laden nur 10 Treffer – Namen eintippen |
| Mehrere erstellen | Ein = Datumsbereich; legt jeden Tag an, auch Sa/So |
| Datum | Der betroffene Tag |
Ein bestehender Eintrag für dieselbe Kombination aus Datum + Gruppe + Mitarbeiter wird auf das neue Profil geändert, es entsteht kein Duplikat.
Ausnahme für einen Mitarbeiter (Schichttausch): ➕ → Typ Mitarbeiter → Person, abweichendes Profil, Datum. Der Gruppeneintrag bleibt für alle anderen bestehen. Mitarbeitereinträge wirken sofort auf das Journal des Tages; war es schon berechnet und genehmigt, wird es direkt neu berechnet.
1.3 Intervall kopieren (Rotationen)
Für rollierende Schichten, die die Generierung (immer nur ein Profil) nicht abbilden kann:
- Einen vollständigen Musterzyklus anlegen (z. B. Woche 1 Früh, Woche 2 Spät).
- Datumsfilter darauf stellen, Zeilen des Zyklus in Datumsreihenfolge markieren ☐.
- Intervall kopieren → Zielzeitraum wählen → Erstellen.
Lücken im Muster bleiben erhalten (Mo, Mi, Fr → Früh – frei – Früh – frei – Früh); das Muster wird auf ganze Wochen aufgefüllt und zyklisch wiederholt. Zieltage werden übersprungen, wenn das Profil für deren Wochentag keine Tagesblöcke hat. Kopiert werden immer Gruppeneinträge – markierte Mitarbeiter-Ausnahmen verlieren die Person.
1.4 Bearbeiten und löschen
Löschen bedeutet „an diesem Tag wird nicht gearbeitet" – so bilden Sie Feiertage und Betriebsruhe ab.
| Aktion | Wirkung auf das Journal |
|---|---|
| Mitarbeitereintrag angelegt/geändert | sofort |
| Gruppeneintrag angelegt/geändert/gelöscht | mit dem nächsten nächtlichen Lauf |
| Eintrag gelöscht | Journal des Tages wird entfernt; Stempelungen sind dann keinem Tag zugeordnet |
Journale werden rollierend von gestern bis 90 Tage in die Zukunft aufgebaut. Weit zurückliegende Tage werden nicht mehr nachgezogen – solche Fälle direkt im Journal korrigieren, nicht über den Kalender.
2. Wie das Zeitmodell für einen Tag ausgewählt wird
Was ist der Zeitmodellkalender?
Ein Zeitprofil („Frühschicht 06:00–14:00") ist nur eine Vorlage – es sagt nicht, an welchem Datum es gilt. Genau das macht der Zeitmodellkalender:
Ein Kalendereintrag = „An diesem Datum arbeitet diese Gruppe (oder dieser Mitarbeiter) nach diesem Zeitmodell."
| Angabe | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datum | Mi, 15.10.2025 | Gilt für genau diesen einen Tag |
| Zeitmodellgruppe | „Produktion A" | Für welchen Schichtplan |
| Zeitprofil | „Frühschicht 6-14" | Welches Modell an diesem Tag gilt |
| Mitarbeiter | leer / „A. Musterfrau" | Leer = ganze Gruppe. Gefüllt = Ausnahme mit Vorrang |
Mitarbeiter einer Zeitmodellgruppe zugeordnet? ── nein ──► kein Journal
│ ja
▼
1. Eintrag für Datum + Gruppe ohne Mitarbeiter? ── ja ──► gilt
│ nein
▼
2. Eintrag für Datum + Gruppe + diesen Mitarbeiter? ── ja ──► gilt (Vorrang)
│ nein
▼
kein Journal
Zusätzlich muss das Profil für den Wochentag Tagesblöcke haben – sonst entsteht trotz Eintrag kein Journal. Einen automatischen Ersatz gibt es nicht; nur wenn jemand an einem Tag ohne Journal stempelt, greift als Notbremse das als Fallback markierte Zeitprofil.
3. FAQ
| Frage / Beobachtung | Antwort |
|---|---|
| Was ist der Unterschied zwischen Zeitprofil, Gruppe und Kalender? | Das Zeitprofil ist die Vorlage („was"), die Gruppe bündelt Mitarbeiter („für wen"), der Kalender verbindet beides mit einem Datum („wann"). Erst alle drei erzeugen ein Journal |
| Was passiert an Wochenenden? | Nichts, und das ist korrekt: kein Eintrag = kein Arbeitstag |
| Ein Mitarbeiter wechselt dauerhaft das Modell – wie? | Nicht über Kalendereinträge, sondern in die passende Zeitmodellgruppe umhängen. Kalendereinträge sind für Ausnahmen |
| Darf ich Einträge in der Vergangenheit ändern? | Technisch ja, aber Journale werden nur ab dem Vortag nachgezogen und genehmigte Tage sind Abrechnungsgrundlage – besser direkt im Journal korrigieren |
| Warum steht wieder das alte Profil, obwohl ich es geändert habe? | Die Generierung setzt abweichende Profile innerhalb der nächsten 90 Tage auf das Gruppenprofil zurück. Ausnahme als Mitarbeitereintrag anlegen oder Generierung abschalten |
| Warum ist mein gelöschter Feiertag wieder da? | Der Wochentag ist erlaubt und die Generierung aktiv → der Eintrag wird neu angelegt |
| Wann sollte ich die Generierung abschalten? | Bei Rotationen oder vielen Ausnahmen. Der Kalender wird dann über „Intervall kopieren" gepflegt |
| Wie weit im Voraus muss der Kalender gefüllt sein? | Mindestens 90 Tage. Ohne aktive Generierung endet er beim letzten Pflegestand – er ist auch die Grundlage für die Bewertung künftiger Urlaubsanträge |
| Ich wollte eine Ausnahme über mehrere Tage – warum gilt sie für die ganze Gruppe? | „Mehrere erstellen" ignoriert den Mitarbeiter und legt immer Gruppeneinträge an. Ausnahmen über mehrere Tage einzeln anlegen |
| Warum stehen zwei Zeilen für denselben Tag? | Die Kopier-Aktion erkennt vorhandene Einträge mit anderem Profil nicht und legt eine zweite Zeile an. Falsche Zeile löschen, Journal neu berechnen; Zielzeitraum vorher aufräumen |
| „Intervall kopieren" ist ausgegraut | Es ist keine Zeile über das Kästchen ☐ markiert |
| Mein Eintrag ist verschwunden | Zuerst den Datumsfilter erweitern (Voreinstellung: heute bis in einen Monat) – sonst legen Sie doppelt an. Wenn wirklich weg: von der Generierung gelöscht, weil der Wochentag nicht erlaubt ist |
| Ein Tag fehlt im Journal | Reihenfolge prüfen: kein Eintrag · Profil ohne Tagesblöcke für den Wochentag · Mitarbeiter ohne Gruppe · Eintrag gehört zu anderer Gruppe · Tag vor Eintritt/nach Austritt · nächtlicher Lauf fehlt noch |
| Die Sollzeit ist 0 | Keine Tagesblöcke für diesen Wochentag, oder die Blöcke sind nicht als Standardzeit klassifiziert |
| Minusstunden am Feiertag | Für den Feiertag existiert ein Kalendereintrag → löschen |
| Gestempelte Zeit taucht nirgends auf | Für den Tag fehlt der Eintrag und damit das Journal. Eintrag nachtragen, danach Journal neu berechnen lassen |
| „Mitarbeiter ist keiner Zeitmodellgruppe zugeordnet" | Mitarbeiter unter „Mitglieder" der Gruppe hinzufügen |