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Jahreskalender und Jahreswechsel

Der Jahreskalender in Theresa hinterlegt Feiertage, Betriebsurlaube und andere arbeitsfreie Tage für alle Mitarbeiter. Er muss bei jedem Jahreswechsel geprüft und für das neue Jahr angelegt bzw. aktualisiert werden.

Wo werden Jahreskalender gepflegt?​

Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofilgruppen.

Der Kalender ist Bestandteil der Zeitprofilgruppe. Jeder Mitarbeiter ist einer Zeitprofilgruppe zugeordnet, die einen Kalender enthält.

Jahreskalender für ein neues Jahr anlegen​

  1. Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofilgruppen.
  2. Öffnen Sie die zugehörige Zeitprofilgruppe.
  3. Wechseln Sie zum Bereich Kalender.

📸 Screenshot: Zeitprofilgruppe – Reiter „Kalender" mit Jahresauswahl und Kalenderansicht

  1. Wählen Sie das neue Jahr aus.
  2. Fügen Sie die gesetzlichen Feiertage für das neue Jahr hinzu (sofern nicht automatisch importiert).
  3. Tragen Sie Betriebsurlaube und betriebliche Sondertage ein.
  4. Speichern Sie.
info

Gesetzliche Feiertage können in Theresa automatisch nach Bundesland hinterlegt sein, sofern das Bundesland des Mitarbeiters in seiner Adresse gepflegt ist. Prüfen Sie nach dem Jahreswechsel, ob die Feiertage korrekt übernommen wurden.

Betriebsurlaube für alle Mitarbeiter hinterlegen​

Um Betriebsurlaube (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr) für alle Mitarbeiter zu hinterlegen:

  1. Öffnen Sie den Kalender der entsprechenden Zeitprofilgruppe.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Tag und fügen Sie ihn als Betriebsurlaub oder arbeitsfreier Tag hinzu.

📸 Screenshot: Kalenderansicht – Dialog zum Hinzufügen eines Betriebsurlaubs / arbeitsfreien Tages für einen bestimmten Tag

  1. Wiederholen Sie dies für alle betroffenen Tage.
  2. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter dieser Zeitprofilgruppe zugeordnet sind.
info

Falls Ihr Unternehmen mehrere Standorte oder Abteilungen mit unterschiedlichen Betriebsurlauben hat, legen Sie pro Gruppe einen eigenen Kalender an.

Sonderfall: Weihnachten und Silvester (0,5 Tage Urlaub + 0,5 Tage Feiertag)​

In vielen Unternehmen gilt an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) die Regelung: halber Tag Feiertag / Betriebsurlaub, halber Tag regulärer Urlaub.

Empfohlene Vorgehensweise​

Option A – Kalender-Eintrag (Betriebstag mit halber Soll-Zeit):

  1. Öffnen Sie den Jahreskalender.
  2. Tragen Sie den 24.12. und 31.12. als halben Arbeitstag ein (Sollzeit = 50 % des regulären Arbeitstages).
  3. Der verbleibende halbe Tag wird als regulärer Urlaubstag abgezogen, wenn der Mitarbeiter Urlaub beantragt.

Option B – Abwesenheitscode „Betriebsurlaub halber Tag":

  1. Legen Sie unter Zeiterfassung → Einstellungen → Buchungstypen einen Abwesenheitscode für „Betriebsurlaub 0,5 Tage" an.
  2. Tragen Sie diesen Code für alle Mitarbeiter am 24.12. und 31.12. als Abwesenheit ein.
  3. Für den zweiten halben Tag beantragen die Mitarbeiter regulären Urlaub.
Abstimmung erforderlich

Die korrekte Umsetzung hängt von der Konfiguration Ihres Theresa-Systems ab. Klären Sie mit Ihrem Administrator, welche Option in Ihrem Setup sauber abgebildet wird und ob Urlaubskonten korrekt belastet werden.

Jahreskalender auf alle Mitarbeiter übertragen​

Wenn eine Zeitprofilgruppe korrekt konfiguriert ist, gelten deren Kalendereinträge automatisch für alle zugeordneten Mitarbeiter.

Prüfen Sie daher:

  • Sind alle Mitarbeiter einer Zeitprofilgruppe zugeordnet?
  • Enthält die Zeitprofilgruppe den aktuellen Jahreskalender?

Wo Sie sehen, bei wem eine Zeitprofilgruppe fehlt: Mitarbeiter-Vollständigkeit prüfen