Monatsabschluss
Der Monatsabschluss ist der Prozess, mit dem am Ende eines Abrechnungszeitraums alle Zeiterfassungs- und Personaldaten geprüft, finalisiert und für den Export an das Lohnbüro vorbereitet werden. Ein sauber durchgeführter Monatsabschluss stellt sicher, dass Überstunden, Salden und Abwesenheiten korrekt berechnet und weitergegeben werden.
📸 Screenshot: Monatsabschluss-Übersicht mit Statusanzeige je Mitarbeiter
Wann wird der Monatsabschluss durchgeführt?
Der Monatsabschluss sollte immer zum Ende des Kalendermonats oder des Abrechnungszeitraums durchgeführt werden – typischerweise in den ersten Tagen des Folgemonats, nachdem alle ausstehenden Zeiten und Abwesenheiten genehmigt wurden.
Checkliste: Monatsabschluss
Führen Sie folgende Schritte in dieser Reihenfolge durch:
| Schritt | Bereich | Erledigt |
|---|---|---|
| Alle Arbeitszeitjournale geprüft und genehmigt | Zeiterfassung → Journale | ☐ |
| Ausstehende Zeitkorrekturen eingetragen | Zeiten korrigieren | ☐ |
| Alle Abwesenheiten genehmigt (Urlaub, Krank, etc.) | Personal → Alle Abwesenheiten | ☐ |
| Urlaubsanträge geprüft und freigegeben | Personal → Urlaubsanträge | ☐ |
| Überstundensaldo geprüft | Zeiterfassung → Arbeitszeitkonto | ☐ |
| Lohnbüro-Export erstellt und geprüft | Export für das Lohnbüro | ☐ |
| Exportdatei an das Lohnbüro weitergeleitet | Lohnbüro | ☐ |
Monatsabschluss sperren
In manchen Konfigurationen besteht die Möglichkeit, einen abgeschlossenen Monat zu sperren, sodass nachträgliche Änderungen an Zeitbuchungen verhindert werden. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator.
Häufige Probleme
Mitarbeiter fehlen im Bericht: Prüfen Sie, ob alle Mitarbeiter eine Zeitprofilgruppe zugewiesen haben → Mitarbeiter-Vollständigkeit prüfen
Salden stimmen nicht: Prüfen Sie, ob alle Korrekturbuchungen genehmigt sind → Zeiten korrigieren
Urlaub fehlt im Export: Prüfen Sie den Status der Urlaubsanträge – nur genehmigte Urlaube werden exportiert.