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Schichten und Arbeitszeitmodelle

Schichten und Arbeitszeitmodelle legen fest, zu welchen Zeiten ein Mitarbeiter arbeitet, welche Pausen gelten und welches Arbeitszeitfenster (frühester Beginn / spätestes Ende) vorgesehen ist. Sie sind die Grundlage des Schichtplaners in Theresa.

Wo werden Arbeitszeitmodelle gepflegt?​

Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Arbeitszeitmodelle.

Dort sehen Sie alle angelegten Modelle. Über das +-Symbol unten rechts legen Sie neue an.

📸 Screenshot: Listenansicht aller Arbeitszeitmodelle unter Einstellungen

Neues Arbeitszeitmodell anlegen​

  1. Öffnen Sie Zeiterfassung → Einstellungen → Arbeitszeitmodelle.
  2. Klicken Sie auf das +-Symbol.
  3. Füllen Sie folgende Felder aus:
FeldBeschreibung
NameBezeichnung des Modells (z. B. „Frühschicht", „Tagschicht 7–16")
FarbeDarstellungsfarbe im Schichtplaner
BeginnFrühestmöglicher Arbeitsbeginn (Arbeitszeitfenster-Start)
EndeSpätestmögliches Arbeitsende (Arbeitszeitfenster-Ende)
SollarbeitszeitTägliche Sollzeit in Stunden (z. B. 8:00)
PausenregelungManuell oder automatisch – siehe Automatischer Pausenabzug

📸 Screenshot: Anlageformular Arbeitszeitmodell – Felder Name, Farbe, Beginn/Ende (Arbeitszeitfenster), Sollarbeitszeit, Pausenregelung

  1. Speichern Sie das Modell.
info

Das Arbeitszeitfenster (Beginn/Ende) gibt an, in welchem Rahmen die Arbeitszeit liegen kann – nicht zwingend, wann genau gearbeitet wird. Buchungen außerhalb des Fensters können markiert oder abgewiesen werden.

Arbeitszeitmodell dem Schichtplaner hinzufügen​

Damit das Modell im Schichtplaner zur Zuordnung steht, muss es über die Zeitprofilgruppe eingebunden werden.

  1. Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofilgruppen.
  2. Öffnen Sie die zugehörige Zeitprofilgruppe oder legen Sie eine neue an.
  3. Fügen Sie das Arbeitszeitmodell zur Gruppe hinzu.

📸 Screenshot: Zeitprofilgruppe – Bereich „Arbeitszeitmodelle" mit zugeordneten Modellen

  1. Speichern Sie.

Mitarbeiter einem Arbeitszeitmodell zuordnen​

Dauerhafte Zuordnung über Zeitprofilgruppe​

Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft in einem bestimmten Modell arbeitet:

  1. Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters: Personal → Mitarbeiter → [Mitarbeiter auswählen].
  2. Wechseln Sie zum Reiter Zeiterfassung.
  3. Wählen Sie die passende Zeitprofilgruppe aus.
  4. Speichern Sie.

Tagesweise Zuordnung über den Schichtplaner​

Für wechselnde Schichteinteilungen wird der Schichtplaner genutzt:

  1. Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Schichtplaner.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter und den entsprechenden Tag.
  3. Klicken Sie auf den Tag und wählen Sie das Arbeitszeitmodell (Schicht) für diesen Tag aus.
  4. Speichern Sie.
info

Im Schichtplaner sehen Sie alle Mitarbeiter in einer Kalenderübersicht. Die Arbeitszeitmodelle werden farblich unterschieden, sodass Schichtverteilungen auf einen Blick erkennbar sind.

📸 Screenshot: Schichtplaner-Übersicht – Mitarbeiter in Zeilen, Tage in Spalten, Schichten farblich dargestellt

Schichtplan für mehrere Mitarbeiter hinterlegen​

Für Teams, die im Schichtbetrieb arbeiten:

  1. Öffnen Sie den Schichtplaner unter Zeiterfassung → Schichtplaner.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
  3. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter und jeden Tag das entsprechende Arbeitszeitmodell ein.
  4. Nutzen Sie die Kopier-Funktion, um wiederkehrende Muster schnell zu übertragen.

Hinweise​