Mitarbeiter-Vollständigkeit prüfen
Diese Seite beschreibt, wie Sie auf einen Blick erkennen, bei welchen Mitarbeitern Pflichtangaben fehlen – z. B. keine Zeitprofilgruppe zugeordnet, kein Jahresurlaubsanspruch eingetragen oder fehlende Stammdaten.
Überblick: Wo prüfe ich die Vollständigkeit?
Navigieren Sie zu Personal → Mitarbeiter.
In der Listenansicht aller Mitarbeiter können Sie über Filter und Sortierfunktionen gezielt nach Datenlücken suchen.
📸 Screenshot: Mitarbeiter-Listenansicht mit Filter- und Sortiermöglichkeiten
Je nach Systemkonfiguration kann auch ein dedizierter Vollständigkeitsbericht verfügbar sein. Navigieren Sie dazu zu Zeiterfassung → Berichte oder Personal → Berichte und prüfen Sie, ob ein entsprechender Bericht vorhanden ist.
Was prüfen?
1. Zeitprofilgruppe fehlt
Ein Mitarbeiter ohne Zeitprofilgruppe wird vom System nicht korrekt in den Arbeitszeitberechnungen berücksichtigt.
Prüfen:
- Öffnen Sie Personal → Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf einen Mitarbeiter und öffnen Sie den Reiter Zeiterfassung.
- Prüfen Sie, ob unter Zeitprofilgruppe ein Wert eingetragen ist.
📸 Screenshot: Mitarbeiter-Detailseite, Reiter Zeiterfassung – Feld Zeitprofilgruppe leer (fehlend)
Beheben: Weisen Sie die passende Zeitprofilgruppe zu. Weitere Details: Zeitprofiltypen
2. Jahresurlaubsanspruch fehlt oder ist falsch
Prüfen:
- Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
- Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Urlaubsanspruch.
- Prüfen Sie, ob für das aktuelle Jahr ein Anspruch hinterlegt ist.
Beheben: Tragen Sie den Urlaubsanspruch nach. Für anteilige Ansprüche (Neueintritte): Urlaubskorrekturen
3. Arbeitstage / Zeitprofiltyp nicht konfiguriert
Besonders bei Teilzeitmitarbeitern ist zu prüfen, ob die Arbeitstage im Zeitprofiltyp korrekt hinterlegt sind.
Prüfen:
- Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofiltypen.
- Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters und prüfen Sie die aktiven Arbeitstage.
4. Fehlende Stammdaten (Adresse, Bundesland)
Das Bundesland in der Adresse des Mitarbeiters steuert die gesetzlichen Feiertage. Fehlt diese Angabe, werden Feiertage nicht korrekt berücksichtigt.
Prüfen:
- Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
- Wechseln Sie zu Stammdaten → Adressen.
- Prüfen Sie, ob eine primäre Adresse mit hinterlegtem Bundesland vorhanden ist.
5. Kein Benutzerkonto angelegt
Mitarbeiter ohne Benutzerkonto können sich nicht in der biz.Suite anmelden.
Prüfen:
- Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeiters.
- Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte.
- Prüfen Sie, ob die Option „Als Benutzer anlegen" noch verfügbar ist – wenn ja, wurde noch kein Konto erstellt.
📸 Screenshot: Drei-Punkte-Menü oben rechts auf der Mitarbeiter-Detailseite – Option „Als Benutzer anlegen" sichtbar
Empfehlung: Regelmäßige Vollständigkeitsprüfung
Führen Sie die Vollständigkeitsprüfung in folgenden Situationen durch:
| Anlass | Was prüfen |
|---|---|
| Neuer Mitarbeiter eingestellt | Alle Punkte der Onboarding-Checkliste |
| Jahreswechsel | Jahresurlaubsanspruch, Jahreskalender |
| Arbeitszeitänderung | Zeitprofiltyp, Arbeitstage, Urlaubsanspruch |
| Vor dem Monatsabschluss | Arbeitszeitjournale genehmigt, Abwesenheiten vollständig |