Urlaubsberechnung bei Teilzeit und Tagestausch
Diese Seite beschreibt, wie Urlaub für Mitarbeiter korrekt konfiguriert wird, die keine 5-Tage-Woche haben, und wie mit einem einmaligen Tagestausch umgegangen wird.
Problem: Falsche Urlaubsberechnung bei Teilzeit
Wenn ein Mitarbeiter z. B. nur an 4 Tagen pro Woche arbeitet, aber ein Urlaubsanspruch von 20 Tagen (bezogen auf eine 5-Tage-Woche) hinterlegt ist, zieht das System zu viele Urlaubstage ab:
- Beispiel: Mitarbeiter arbeitet Mo–Do (4 Tage/Woche). Nimmt er zwei Wochen Urlaub, werden 10 Urlaubstage abgezogen – korrekt wären 8 Tage (4 × 2).
Das liegt daran, dass der Jahresurlaub nicht auf das tatsächliche Arbeitsmodell umgerechnet wurde.
Lösung: Zeitprofiltyp und Urlaubsanspruch korrekt einstellen
Schritt 1: Teilzeit-Zeitprofiltyp anlegen oder prüfen
Stellen Sie sicher, dass dem Mitarbeiter ein Zeitprofiltyp zugewiesen ist, der nur die tatsächlichen Arbeitstage als aktive Tage enthält.
Navigieren Sie zu Zeiterfassung → Einstellungen → Zeitprofiltypen und prüfen oder erstellen Sie ein Profil mit den korrekten Arbeitstagen.
Beispiel für einen 4-Tage-Mitarbeiter:
- Aktive Arbeitstage: Mo, Di, Mi, Do
- Freitag: inaktiv (kein Arbeitstag)
📸 Screenshot: Zeitprofiltyp-Konfiguration – aktive Arbeitstage Mo–Do, Freitag deaktiviert
Weitere Details: Zeitprofiltypen
Schritt 2: Jahresurlaubsanspruch auf Teilzeit umrechnen
Der Jahresurlaub muss auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage berechnet werden:
Formel: (Urlaub 5-Tage-Woche / 5) × tatsächliche Arbeitstage pro Woche
| Urlaub (5-Tage) | Arbeitstage/Woche | Korrekte Tage |
|---|---|---|
| 25 Tage | 4 Tage | 20 Tage |
| 25 Tage | 3 Tage | 15 Tage |
| 20 Tage | 4 Tage | 16 Tage |
Tragen Sie den umgerechneten Wert als Jahresurlaubsanspruch am Mitarbeiter ein.
📸 Screenshot: Mitarbeiter-Detailseite – Bereich Urlaubsanspruch mit eingetragenem Jahreswert für Teilzeitmitarbeiter
Wie Sie Urlaubsansprüche korrigieren oder nachtragen: Urlaubskorrekturen
Sonderfall: Mitarbeiter mit unregelmäßiger Teilzeit
Wenn ein Mitarbeiter keine festen Wochentage hat (z. B. mal 3, mal 4 Tage), empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Hinterlegen Sie die durchschnittliche Wochenstundenzahl im Zeitprofiltyp.
- Berechnen Sie den Urlaubsanspruch anteilig nach Stunden statt nach Tagen.
- Abstimmung mit Ihrem Lohnbüro empfohlen, da unterschiedliche Regelungen möglich sind.
Einmaliger Tagestausch bei Teilzeit
Wenn ein Teilzeitmitarbeiter (z. B. normalerweise nicht freitags) ausnahmsweise an einem Freitag arbeitet und dafür einen anderen Tag frei nimmt:
Korrekte Eintragung im System
Variante A – nur über den Schichtplaner (empfohlen):
- Öffnen Sie Zeiterfassung → Schichtplaner.
- Tragen Sie für den Freitag (Zusatztag) eine Schicht ein.
- Tragen Sie für den getauschten freien Tag eine Abwesenheit „Freizeitausgleich" oder eine entsprechende Abwesenheitsart ein.
📸 Screenshot: Schichtplaner – Teilzeitmitarbeiter mit eingetragener Freitagsschicht (Zusatztag) und Abwesenheit am getauschten Tag
Durch dieses Vorgehen bleibt der Saldo des Mitarbeiters ausgeglichen: Ein Arbeitstag kommt hinzu, ein freier Tag wird gegengerechnet. Der Jahresurlaub wird dabei nicht berührt.
Variante B – manuelle Zeitkorrektur:
Falls kein Schichtplaner verwendet wird:
- Tragen Sie für den Zusatztag (Freitag) eine manuelle Buchung als reguläre Anwesenheit ein.
- Tragen Sie für den getauschten Tag eine Abwesenheit mit passendem Code ein (kein Urlaubsabzug, sondern Freizeitausgleich).
Tragen Sie beim Tagestausch keinen regulären Urlaub ein, da sonst Urlaubstage abgezogen werden, obwohl der Tag nur getauscht wurde.